Важливою проблемою в трудових відносинах між роботодавцем і найманим працівником на даний час є легалізація зайнятості населення. Як свідчить практика багато роботодавців (в основному це малий та середній бізнес) не укладають трудові договори з найманими працівниками.
Можна з упевненістю сказати, що не лише роботодавець винен у такому стані справ, а й сам працівник не завжди розуміє на що він погоджується.
Громадяни погоджуються на будь-які умови роботодавця, при цьому втрачають можливість користування державними гарантіями, зокрема субсидією, державною соціальною допомогою малозабезпеченим сім’ям, втрачають трудовий стаж. Отримуючи заробітну плату неофіційно, «в конвертах», працівник втрачає своє законне право на щорічну відпустку, а у випадку виробничої травми або захворювання – оплату лікарняних листів, страхових виплат і т.д. Погоджуючись на «тіньову» зайнятість, працівники повинні розуміти, що їх очікують ризики пов’язані з захистом своїх трудових прав та соціальним захистом у разі скрутних життєвих обставин.
Відповідно до статті 21 КЗпП України трудовий договір є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Трудовий договір може бути безстроковим, що укладається на невизначений строк, та строковим, що укладається на визначений строк, встановлений за погодженням сторін або на час виконання певної роботи. Строковий трудовий договір укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами.
Трудові відносини між громадянином, який наймається на роботу та роботодавцем (юридичною або фізичною особою – підприємцем) оформлюються в письмовій формі.
Роботодавець не має права допускати працівника до роботи без оформлення трудових відносин, але слід зауважити, що таке оформлення буде вважатися проведеним за умови додержання наступних дій:
по-перше, роботодавець складає трудовий договір у формі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу/призначення на посаду, а фізичні особи – підприємці можуть керуватися формою трудового договору, затвердженою наказом Мінпраці від 08.06.2001 №260 «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, та Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю»;
по-друге, до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором, роботодавець зобов’язаний подати повідомлення про прийняття працівника на роботу (за встановленою формою), до територіального органу Державної фіскальної служби за місцем обліку його як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 р. № 413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу».
Тобто, перед допуском працівників до роботи роботодавець повинен провести оформлення трудових відносин з додержанням вимог статті 24 КЗпП України.
Також, не варто забувати, що до початку роботи за укладеним трудовим договором, роботодавець (чи то юридична особа , чи то фізична особа – підприємець) зобов’язаний:
1) роз'яснити працівникові його права і обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;
2) ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;
3) визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
4) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.
Наприкінці, хотілося б додати, що оформлення трудових відносин відповідно до чинного законодавства з найманим працівником, звільнює роботодавця від сплати штрафних та фінансових санкцій, передбачених чинних законодавством.