Відповідно до п.2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту України від 29.07.1993р. №58 (зі змінами), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України17.08.93р. за № 110, якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.
Показники, зазначені в цих Списках, обв’язково мають бути підтверджені в карті умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватися в дужках.
Отже, якщо працівник має право на пенсію на пільгових умовах, то до трудової книжки обов’язково вноситься запис про атестацію робочого місця на підтвердження цього права.
На підставі записів, які вносяться до трудової книжки, підтверджується стаж роботи, який за чинним законодавством ураховується для призначення пенсій, надання пільг тощо.
Згідно з п.2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу(розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки(вкладиша).
Згідно пункту 9 Порядку проведення атестації робочих місць за умовами праці, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.1992р №442 (із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ №741 від 05.10.2016р. ), перелік робочих місць, виробництв, професій і посад з пільговим пенсійним забезпеченням працівників після погодження з профспілковим комітетом затверджується наказом по підприємству, організації і зберігається протягом 50 років. Витяги з наказу додаються до трудової книжки працівників, професії та посади яких внесено до переліку. підприємству
Відповідно до ст.49 КЗпП власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівникові на його вимогу довідку про роботу на підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.